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浅谈办公室档案工作的规范化管理

【摘要】在医院精细化管理中,办公室档案工作的规范化、标准化是医院档案管理的关键,是整个医院协调、掌握、高效管理运行的有效保证。本文對规范办公室档案管理工作的主要内容、办公室档案工作的发展方向、规范办公室档案管理工作的意义进行论述分析。

【关键词】医院精细化管理;办公室档案;规范管理;内容;发展方向;意义

办公室档案管理是医院稳定高效发展的重要保证,建立系统、科学、民主的档案管理制度对于单位的发展极为重要。档案是医院发展的见证者、重大历史事件的承载者,更是医院各发展阶段的凝练和体现者。如何利用档案这一载体,反映医院办公室工作开展情况。医院办公室档案的规范化管理建设,就是按照规范化的质量和效率,强化系统思维意识,以适应医院标准化、规范化、科学化运行的需要。

一、规范办公室档案管理工作的主要内容

(一)规范办公室档案管理工作的前提是制发公文。大部分办公室档案的前身为公文。如何制定与规范发布公文,直接影响其质量的好坏,也决定着未来办公室档案及其管理工作规范水平。提升制发公文的规范性,一是要增强规范意识,提高公文的质量。严格遵照国家相关规定,如规格尺寸统一的A4纸型。二是要确保字迹清晰,提高公文的保存性。无论公文是打印或草拟,要确保有清晰明了的字迹。三是要严格签发手续,提高公文的准确性。对公文制发的签发手续、正文标题、主/抄送单位、落款及日期等进行严格的检查。四是文种的使用要合理,格式拟定标准,在行文中避免简称及不规范的字,有助于运用信息化检索方式的实行。

(二)规范办公室档案管理工作的准则是立卷归档。公文相似、重复及无序的立卷组合给规范办公室档案工作造成困难,也对办公室档案价值使用的最大化及快捷检索造成不利影响。文件的归档要运用立卷归档作为规范办公室档案工作的准则,延续我国对文书处理的实践准则,从而促进标准式的办公室档案工作甚至满足信息化的要求。在实际工作中应严格按照国务院颁布的关于《销毁不归档文件办法》,另外需处理好如下三项内容:一需正确掌握立卷归档文件的时间性,只有达成目前文件任务才可立卷归档。二需确立重点及合理分工。现实操作中应重视资料及文件的区别,详细问题需详细剖析。三需重视整体性的全宗维护。归档时不仅把握中心与主次,严格把守住全宗的出入口,禁止不能归档的文件进入。让完整的办公室档案文件为将来规范式的办公室档案工作奠定基础。

(三)规范办公室档案管理工作的保障是案卷质量。在实际操作中可看出,办公室档案的价值直接取决于案卷资料是否能被全面搜集到。立卷方式及装订案卷对规范式办公室档案工作的操作起着决定作用。因此我们要重视处理好立卷方式,便于办公室档案目标化管理的检索与划分,有效管理其办公室档案。

二、办公室档案工作的发展方向

(一)做好办公室档案工作标准是依法治档。现代化管理办公室档案设施,多样性办公室档案载体及类别,直接影响着办公室档案工作的方式,需与时俱进、持续变革,方可顺应时代新趋势。办公室档案工作想持续不断地发展需遵循依法治档之路。新形势下的办公室档案工作需对不同地方给予充分运用立法的权限,成立相应的办公室档案法规。各部门也应相应健全相关办公室档案制度,做到灵活有效地管理。

(二)增进办公室档案工作目标是运用办公室档案。办公室档案的有效运用是体现其自身价值的径直办法,搞好其开发更是办公室档案管理的主要表现所在。要增强办公室档案的有效开发运用,一方面需共享信息资源。办公室档案员在做好搜集、整理、评定及保存办公室档案的同时,还需健全检索系统及汇编办公室档案文件等资料,以方便办公室档案使用者之需。另一方面需顺应时代变化的要求,把“死”办公室档案变“活”,寻找出更为新型便捷的服务渠道,提升其运用的水平以促进办公室档案工作健康发展。

三、规范办公室档案管理工作的意义

如今办公室档案工作已成不可或缺的部分,它可提升工作品质及效率,有助于将历史保存并还原其真实性。规范式的办公室档案管理,更是衡量单位管理能力及成果的重要标准。它承载整个单位在发展进程里所取得成绩。办公室档案工作管理的好否,直接决定着医院领导是否能把握住本院整体发展情况。所以,规范好医院办公室档案工作,提升其管理理念,勇于研究及体验新型办公室档案管理措施,将医院的总体发展成果及情况如实具体地反映出来,有助于提高医院的核心竞争力。长期以来,人们对办公室档案管理工作意识淡薄,实际工作中存在责任感低、宣传力度不足等问题,甚至出现办公室档案工作无用论等问题,这影响着医院的档案工作管理理念,不利于医院的健康发展。因此,必须规范对办公室档案工作的管理。

四、结束语

现代化管理条件下的办公室档案工作,拥有规范的标准不但能有效地利用已有的良好硬件设施,且影响着日常文书工作效率。唯有与时俱进地将办公室档案工作管理规范化,方可顺应时代需求,为将来的办公室档案工作铺平道路。办公室档案工作并非可有可无,特

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